هزینه‌ی پنهان فایل در پیام‌رسان
گرفتن سند مشتری در پیام‌رسان رایگان به نظر می‌رسد. هزینه‌اش بعداً می‌رسد: روز رفتن یک کارمند، روز یک اختلاف، روزی که نسخه‌ی درست پیدا نمی‌شود.
آخرین روز کار کارمندی است که سه سال اسناد مشتری‌ها را از پیام‌رسان گرفته. کارت ملی، صورت‌حساب بانکی، قراردادهای امضاشده. عصر خداحافظی می‌کند و گوشی‌اش را هم با خودش می‌برد.
گرفتن سند در پیام‌رسان یا ایمیل شخصی رایگان به نظر می‌رسد. هزینه‌اش همان روز پرداخت نمی‌شود؛ بعداً می‌رسد، در یکی از این چهار شکل.
سند روی گوشی شخصی می‌ماند
وقتی سند مشتری در حساب شخصی یک کارمند می‌رسد، عملاً مال اوست. شرکت نسخه‌ای از آن ندارد، مگر اینکه کسی دستی دانلودش کرده باشد. روز رفتن کارمند، نه می‌شود مطمئن شد اسناد پاک شده‌اند و نه می‌شود فهمید کدام اسناد اصلاً آنجا بوده‌اند.
کسی نمی‌داند چه چیزی کی رسید
مشتری می‌گوید: «صورت‌حساب را دهم ماه فرستادم.» کارمند می‌گوید ندیده است. حالا باید در گفت‌وگویی چندساله دنبال یک فایل گشت که شاید در گروه دیگری فرستاده شده، شاید پاک شده، شاید هم هیچ‌وقت نرسیده. هیچ ثبت قابل‌اتکایی از اینکه چه کسی چه چیزی را کی فرستاد وجود ندارد.
نسخه‌ها گم می‌شوند
«قرارداد-نهایی.pdf»، «قرارداد-نهایی-۲.pdf»، «قرارداد-نهایی-اصلاح‌شده.pdf». هر کدام در یک گفت‌وگوی متفاوت، برای یک نفر متفاوت. وقتی کسی می‌پرسد کدام نسخه امضا شد، جواب در حافظه‌ی آدم‌هاست، نه در یک پوشه.
فوروارد، یک بار بیشتر از لازم
فایلی که در پیام‌رسان است با یک لمس جابه‌جا می‌شود. تصویر کارت ملی مشتری برای همکاری فرستاده می‌شود، بعد در یک گروه کاری، بعد شاید اشتباهی در گروهی دیگر. هر بار، یک نسخه‌ی دیگر روی یک دستگاه دیگر می‌ماند و راهی برای پس گرفتنش نیست.
چرا هنوز این کار را می‌کنیم
چون برای مشتری ساده است. پیام‌رسان روی گوشی‌اش هست، یاد گرفتن نمی‌خواهد و حساب تازه لازم ندارد. هر جایگزینی که برای فرستنده سخت‌تر باشد، دو هفته بعد کنار گذاشته می‌شود و همه به همان پیام‌رسان برمی‌گردند. پس معیار اول هر راه‌حل باید این باشد: برای فرستنده به همان سادگی باشد.
چند قاعده که با هر ابزاری کار می‌کند
این قاعده‌ها به نرم‌افزار خاصی وابسته نیستند. با یک درایو مشترک یا حتی یک سرور فایل ساده هم می‌شود اجرایشان کرد.
برای هر مشتری یک جای مشخص. یک پوشه برای هر مشتری یا پرونده، که مال شرکت است، نه مال یک کارمند.
حساب سازمانی، نه شخصی. اسناد باید در حسابی برسند که با رفتن آدم‌ها از بین نمی‌رود.
لینک با تاریخ انقضا. لینکی که برای گرفتن یا دادن سند می‌فرستید، بعد از کار بسته شود. لینک همیشگی یعنی دری که هیچ‌وقت قفل نمی‌شود.
ثبت دریافت. برای هر سند معلوم باشد کی رسید و از طرف چه کسی. اگر ابزارتان این را خودکار ثبت نمی‌کند، یک دفتر ساده هم بهتر از هیچ است.
نام‌گذاری ثابت. یک الگو برای همه: نام مشتری، نوع سند، دوره. «IMG_2041» نام یک سند نیست.
فهرست روز رفتن. وقتی کسی می‌رود، دسترسی‌هایش بسته شود و لینک‌هایی که ساخته غیرفعال شوند.
سند حساس فوروارد نمی‌شود. به‌جایش لینکی با تاریخ انقضا فرستاده می‌شود که بعداً بسته شود.
صندوق دریافت روی سرور خودتان
در ابردرایو این قاعده‌ها شکل یک ابزار را دارند: صندوق دریافت. لینکی است که فایل را مستقیم به پوشه‌ی همان مشتری روی سرور خود سازمان می‌برد. تاریخ انقضا، سقف تعداد فایل و نوع فایل‌های مجاز را روی لینک تعیین می‌کنید و سرور آن‌ها را هنگام بارگذاری اعمال می‌کند. اگر بارگذاری را به کاربران داخلی محدود نکرده باشید، فرستنده به حساب کاربری نیاز ندارد، اما لینک همیشه رمز عبور دارد. هر فایل تاریخچه‌ی خودش را دارد، پس «کی رسید؟» جواب دارد، و با رفتن یک کارمند چیزی با گوشی‌اش از شرکت بیرون نمی‌رود.
نسخه‌ی آزمایشی ۶۰ روزه در صفحه‌ی دانلود است.